Postado no dia 02/08/2021

Papel zero: adoção de processos digitais aumenta eficácia de governos

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Digitalização da gestão pública traz benefícios como agilidade, economia e responsabilidade com o meio ambiente.

A tecnologia é, hoje, indispensável ao sucesso da gestão pública. Seja no nível municipal, estadual ou federal, a tendência é de que os governos se tornem cada vez mais digitais. Isso torna os serviços à população menos burocráticos, agiliza os processos e elimina ou diminui o uso de insumos como papel e tinta, gerando economia de gastos e beneficiando o meio ambiente.

Confira as principais vantagens da transformação digital na gestão pública.

Economia com papel e outros insumos

O benefício mais evidente da transformação digital dos governos é a economia com papel, tinta, impressoras e outros insumos. Com a digitalização de documentos, a gestão pode desenvolver estratégias de investimento de recursos de maneira mais eficaz, aplicando o dinheiro que seria gasto com a compra, transporte e armazenamento de documentos em outras áreas.

É o caso da Prefeitura de Brejo do Cruz, na Paraíba. A gestão adotou a plataforma de digitalização de documentos Prefeitura Papel Zero, desenvolvida pela 1Doc, e estima uma economia de cerca de R$ 120 mil ao ano a partir da implantação do sistema.

Segurança e facilidade de armazenamento

Uma outra consequência positiva da digitalização de documentos e processos é a maior segurança no manuseio de informações públicas. Documentos em papel são vulneráveis à ação de degradação do clima e pragas urbanas, a incêndios e enchentes, além de serem mais suscetíveis a roubos.

Além disso, documentos digitais não precisam ser estocados em espaços físicos. Isso gera economia de dinheiro e tempo: não há a necessidade de utilização de galpões de armazenamento nem a contratação de pessoal para transporte e manutenção da papelada.

Agilidade na gestão

Com os documentos e processos da gestão armazenados completamente em computador, o trabalho dos servidores torna-se mais ágil e menos burocrático, já que não é preciso mais procurar informações em pilhas de papéis – o que geralmente envolve mais de um setor da administração.

Essa foi uma das razões para a adoção do Prefeitura Papel Zero pela Prefeitura de Bayeux. “Além dos benefícios à população, pensamos também nos servidores, que vão poder trabalhar com mais eficácia e segurança por meio da assinatura digital”, avalia a prefeita do município, Luciene Gomes.

Contato com o cidadão e melhoria dos serviços

Com a digitalização dos processos e implantação de meios eletrônicos de atendimento à população, a gestão torna-se muito mais célere e próxima do cidadão. Muitos serviços que antes demandariam o deslocamento até a prefeitura, por exemplo, passam a ser solicitados e atendidos por via totalmente virtual. O usuário pode, assim, fazer suas demandas diretamente de casa.

Uma outra administração paraibana que adotou o Prefeitura Papel Zero foi Alhandra. De acordo com Paulo Luís, controlador do município, a expectativa é que todos os serviços municipais estejam disponíveis à população de forma online. “Logo teremos um canal de atendimento à disposição das pessoas – 24 horas por dia, com acesso em casa, direto do computador ou celular”, afirma.

Sobre o Prefeitura Papel Zero

O Prefeitura Papel Zero é operacionalizado pela Sogo Tecnologia, empresa especialista em soluções governamentais, com utilização da plataforma 1Doc, especialista em atendimento, comunicação e gestão documental para órgãos públicos.

A plataforma tecnológica é um software 100% web, responsivo (tablets, smartphones), com certificação digital e painéis de gestão que fornecem dados para melhorar continuamente a qualidade dos serviços e processos da gestão pública.