É possível ter uma prefeitura ou secretaria que não trabalhe com papel no dia a dia, ou que reduza seu uso? A resposta é: sim! É possível conseguir reduzir o uso deste insumo no dia a dia e trazer maior agilidade e eficácia nos processos internos.

Como há uma série de questões internas importantes que exigem cuidados e, portanto, erros devem ser minimizados, é fundamental trazer um programa de redução de uso do papel nas prefeituras. Mas afinal, quais são os benefícios que ela pode trazer para o dia a dia nas secretarias e departamentos?

Preparamos um material importante a seguir com os principais pontos que trazem essas questões e tirar suas principais dúvidas sobre o assunto. Boa leitura.

Redução de custos

Na gestão pública há a necessidade de sempre otimizar os custos existentes, justamente, porque trabalha com dinheiro público. Portanto, é de extrema importância que os profissionais envolvidos consigam trazer estratégias para otimizar os custos e, assim, os valores precisam ser otimizados, para que possa fazer o máximo de atividades com menor custo (ou seja, ter maior eficiência).

O custo com papel no dia a dia pode chegar a grandes valores dependendo da repartição. Por exemplo, quem está envolvido com contratos, caso sejam feitos com impressão de papel no dia a dia, no final do mês poderá acarretar um gasto desnecessário para aquele departamento. E atualmente não é preciso lidar com isso mais.

Até mesmo no que diz respeito à assinatura de documentos. Hoje é possível que, por exemplo, firmar compromissos com pessoas jurídicas por meio de assinatura eletrônica, com segurança, sem maiores problemas.

Agilidade nos processos internos

Ao contar com um programa de redução de uso de papel no dia a dia das repartições e departamentos públicos, é possível minimizar burocracias e garantir maior agilidade no dia a dia. Por exemplo, entre os setores internos, é possível garantir maior celeridade – algo importante no setor público, no qual estamos constantemente lidando com prazos.

Por exemplo, quando é preciso passar documentos entre setores, quando estamos falando em documentos impressos, isso pode gerar a demora pelo transporte entre secretarias que estão em lugares diferenciados, tempo para que o profissional analise os documentos (e que, muitas vezes, possuem uma fila de espera no dia a dia), a devolução do documento e o registro, entre outros pontos.

Já no acompanhamento na redução do uso de papel, é possível fazer com que o documento seja enviado por meio de um sistema interno, chegando em tempo real no sistema da pessoa, podendo ser sinalizado como uma urgência (e, portanto, precisar passar a frente de outras questões). Com isso, os processos internos nas organizações públicas podem ser muito mais ágeis e garantirem melhores resultados.

Trocas de informações facilitadas

A partir do momento em que é adotado um programa de redução de uso do papel nas organizações públicas, é adotado em conjunto um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED). Esse tipo de solução é fundamental não só para a elaboração e armazenamento de documentos mas, também, para trocas de informações.

Para solicitar documentos internos, basta alguns cliques para enviar o arquivo para quem precisa dele ou, ainda, ele mesmo pode ter acesso rapidamente, sem precisar solicitar a terceiros o acesso. Com isso, é possível diminuir burocracias e garantir maior agilidade nos processos internos, bem como maior facilidade nas trocas de informações. Desta forma, é possível ter uma maior integração de processos, desde que cada setor utilize o mesmo sistema.

Adoção de políticas de sustentabilidade

Se a administração coloca como prioridade a questão da sustentabilidade, o uso de programas de redução de uso de papel podem ajudar consideravelmente nesta questão. Afinal, estamos falando de insumos que impactam o meio ambiente.

Mesmo que estejamos falando do setor público, vamos trazer um dado do setor privado para termos dimensão de quanto o uso do papel pode causar danos ao meio ambiente ao longo do tempo. E segundo o Ministério do Meio Ambiente, no Brasil utilizamos aproximadamente 200 milhões de folhas no ano – algo que se soma a, aproximadamente, 400 mil resmas de papel.

Isso representa, no final, o uso de quase 20 mil árvores para a produção deste tipo de material. Isso por si só já mostra o impacto direto do papel no meio ambiente. Mas ainda temos mais dados que suportam este tipo de questão:

cada resma de papel consome 3,5 kg de gás carbônico (CO²);
dentro dos dados que listamos anteriormente, isso representa, no final de um ano, o desperdício de 1.400 toneladas de CO² no meio ambiente;
cada resma de papel consome aproximadamente 100 mil livros de água e 5 mil Kw/h de energia.

Ou seja, para trazer parâmetros de sustentabilidade e proteção do meio ambiente para a Administração Pública, é fundamental conseguir trazer medidas que auxiliem na proteção de recursos naturais, para refletir esses princípios de forma pragmática no dia a dia.

Integração de processos na gestão pública

Quando falamos de trazer isso para a administração do município como um todo, a adoção de programa de redução de uso do papel também ajuda a trazer a integração de processos na gestão pública. Afinal, uma das reclamações mais comuns é, justamente, que cada secretaria utiliza sistemas e protocolos diferentes no dia a dia e as comunicações não conversam entre si.

Por isso, ao adotar um programa de redução de uso de papel, é possível introduzir um sistema que contemple todas as secretarias e departamentos. Com isso, as informações conseguem fluir com maior tranquilidade no dia a dia e evitar gargalos e estresses no processo interno.

A adoção do programa de redução de uso de papel é cada vez mais fundamental para trazer melhores parâmetros de eficiência, produtividade, integração de processos, entre outros pontos importantes. Por isso, se você ainda não adota uma política paperless na administração pública, é hora de começar a mudar isso!

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